Rekrutacja i zatrudnienie nowego pracownika w 100% zdalnie

Konieczność przejścia wielu firm w stan „zdalny” wystąpiła błyskawicznie, tak jak i postęp infekcji COVID-19. W środę wykrytych przypadków w skali kraju było zaledwie kilka, w czwartek zamknięto szkoły, w piątek w ciągu dnia w większości firm zapadały błyskawiczne decyzje o przejściu na tryb pracy zdalnej, a wieczorem dowiedzieliśmy się, że w weekend wprowadzone zostaną kontrole na granicach. Większość osób pracujących w działach HR i rekrutacji, odpowiadających często za kilkuset osobowe zespoły i dziesiątki prowadzonych procesów rekrutacyjnych, zaczynała poniedziałek pełna wątpliwości i pytań, dotyczących możliwości zachowania ciągłości pracy, na które dopiero w ciągu tygodnia udawało się uzyskać odpowiedzi. 

Konsultanci Grafton pozostają w codziennym kontakcie z dużymi firmami, naszymi klientami, których zapytaliśmy jak wyglądała sytuacja w ich organizacjach tj. jak radzą sobie z rekrutacją i zatrudnieniem nowego pracownika w 100% zdalnie.

Dziś, 23.03.2020, po rozmowach z naszymi Klientami w tygodniu 16-20.03.2020, widzimy następujące rozwiązania:

  • Zdalna rekrutacja – rozmowy i decyzja

Rozmowy kwalifikacyjne online są popularne od dawna, ale nie jako dominujące rozwiązanie.  Najpopularniejszym z nich jest Skype i zorganizowanie wirtualnego spotkania (wysłanie linka) – i to jest podejście klasyczne, „komputerowe”. Nasi konsultanci na co dzień używają komunikatorów mobilnych z video-chatem (FB Messenger, WhatsApp), bo tak działają nasi Kandydaci oraz Klienci, tak jest po prostu najszybciej.

Wiemy, że nasi Klienci stosują także oprogramowanie dedykowane do przeprowadzania rekrutacji online: VidCruiter czy Spark Hire.

  • Procedura badań medycyny pracy

Ministerstwo Zdrowia oraz Ministerstwo Pracy, Rodziny i Polityki Społecznej poinformowały, że podjęte zostały prace legislacyjne zakładające czasowe zawieszenie obowiązku ich posiadania. Obecnie (stan na 23.03.2020) nie zostały jednak jeszcze podjęte żadne decyzje. Z rozmów z klientami wiemy jednak, że w praktyce wiele firm uznaje za ważne przesłanie przez kandydata skanu badania wykonanego dla poprzedniego pracodawcy, jeśli dotyczą tych samych warunków pracy tj. np. liczby godzin spędzanych przed komputerem. Za wystarczające uznaje się również samo skierowanie na poprzednie badania. Pracodawcy zakładają, że brakujące formalności zostaną dopełnione po epidemii, bo inaczej niemożliwe byłoby zapewnienie ciągłości pracy.

  • Szkolenia BHP

Na szczęście oferta szkoleń BHP przeprowadzanych online bardzo rozwinęła się w ostatnich latach.  Wiele firm umożliwia odbycie kursu BHP całkowicie zdalnie z pomocą materiałów video oraz zakończenie szkolenia bez wychodzenia z domu poprzez test online. Zaliczenie takiego testu jest w pełni dopuszczoną przez prawo formą ukończenia kursu BHP.

  • Szkolenia wdrażające do wykonywania pracy

Przekazywanie wstępnej wiedzy nowemu pracownikowi to spore wyzwanie nawet w normalnych warunkach. Tu najważniejszy jest plan i baza wiedzy dostępna online, bo kluczowe jest, aby nowy pracownik czuł się dobrze poinformowany i zaopiekowany. Klienci Grafton, którzy nie mają jeszcze takiej bazy, poświęcają pierwsze dni wymuszonej pracy zdalnej na zorganizowanie się i zebranie potrzebnych wzorów dokumentów, regulaminów, samouczków i prezentacji w jednym miejscu, np. w intranecie lub dowolnej platformie z regulowanym dostępem i możliwością zamieszczania różnego typu materiałów – video, tekstowych, graficznych oraz z możliwością interakcji. Aby pozostać w stałym kontakcie wykorzystuje się np. Slack, Trello, Asana czy Microsoft Teams.

  • Umowa i zapewnienie sprzętu

Dokumenty, w tym umowa o pracę, podpisywane są online poprzez programy takie jak np. Docusign. Najczęściej sprzęt wysyłany jest kurierem na domowy adres nowego pracownika i to kurierowi przekazywane jest podpisane pokwitowanie powierzenia mienia firmy. Czasem zdarza się, że sprzęt osobiście dostarcza np. taksówką pracownik działu IT. Jedna ze współpracujących z nami firm zastosowała procedurę opartą na bardzo dużym zaufaniu do pracownika już na samym początku zatrudnienia –  sam kupuje sprzęt do określonej wartości, za który firma zwróci środki w ciągu tygodnia od przekazania rachunków do działu księgowości. Co ciekawe, jest to również forma benefitu, gdyż sprzęt ten, nawet po czasie epidemii, pozostanie własnością pracownika. Podobna procedura ma zastosowanie w przypadku osób już pracujących w firmie. Jeśli komuś brakuje jakiegoś sprzętu potrzebnego do pracy zdalnej (tj. monitor, myszka, słuchawki, klawiatura itd.), może go zakupić po wcześniejszej akceptacji przełożonego.

Jakie procedury onboardingu online zostały wdrożone w Twojej firmie? Jak zorganizowana została praca zdalna? Podziel się z nami swoimi doświadczeniami, którymi my następnie podzielimy się z innymi.

Wypełnij ankietę dostępną tutaj: https://www.surveymonkey.com/r/9GD2983

Pomagajmy sobie!

Opracowane przez Joannę Wanatowicz, dyrektora Grafton Recruitment